Příloha 8 - SNN v ČR-Vysočina

Svaz neslyšících a nedoslýchavých osob v ČR,z.s.
Krajská organizace Vysočina,p.s
O nás
Svaz neslyšících a nedoslýchavých osob v ČR,z.s.
Krajská organizace Vysočina,p.s
Havlíčkův Brod Žďár na Sázavou Třebíč Jihlava Pelhřimov
Přejít na obsah

Hlavní nabídka:

Příloha 8

 
Příloha č. 8

S P I S O V Ý    A   S K A R T A Č N Í   Ř Á D  Svazu neslyšících a nedoslýchavých v ČR


I. Úvodní ustanovení

1. Spisový a skartační řád (dále jen řád) je souhrn předpisů pro vedení spisové a archivní služby v podmínkách SNN.
2. Cílem řádu je jednotně upravit manipulaci s veškerými písemnostmi, tj. s písemnými, obrazovými, zvukovými a jinými záznamy vzniklými nebo vyřizovanými v organizaci
3. Součástí řádu je skartační plán (příloha č.1) závazný pro označování, ukládání a vyřazování (skartaci) písemností.
1) Skartační plán je směrnice pro skartování písemností podle skartačních znaků a lhůt, jež odpovídají agendě organizace
2) Za písemnosti se považují všechny písemnosti, zvukové, obrazové a jiné záznamy. Tzn., že písemnost je každý psaný nebo jinou cestou vzniklý záznam, sloužící k vyřizování, kontrole a evidenci záležitostí. Písemnosti mají své vnitřní (obsah a jeho rozvržení) a vnější (útvar a úprava) znaky.


II. Spisový řád - všeobecná ustanovení

  Spisová služba je soubor pravidel a činností spojených s příjmem, tříděním, zapisováním, označováním, oběhem, vyřizováním, odesíláním, ukládáním a písemností.
1. Spisová služba se řídí:
• zákonem č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
• vyhláškou č.646/ 2004/ Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení,
• zákonem č.563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění (novelizovaný zákon č.117/94 Sb. a č.227/97 Sb.).
• vyhláškou ze dne 13. prosince 2004 č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších přepisů,
• vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách,
• zákonem č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláškou č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti.
2. Dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti SNN v ČR a jeho organizačních jednotek.
3. Spis  je soubor dokumentů, které došly na organizaci nebo které  vznikly z její činnosti a které se týkají jedné a téže věci.
4. Archivní služba úzce souvisí se spisovou službou. V konkrétní podobě to znamená plynulý přechod spisové služby prostřednictvím skartačního řízení v archivní službu.


III. Příjem, třídění a evidence písemnosti

1. Řádnou manipulaci s písemnostmi zabezpečuje v rámci své působnosti vedoucí detašovaného pracoviště SNN. Přenesením této činnosti na podřízeného pracovníka, zůstává i nadále odpovědným pracovníkem ve smyslu této směrnice.
  Písemnosti, na nichž je na prvním místě jméno zaměstnance se předávají adresátům neotevřené. Pokud po otevření dopisu adresát zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v podatelně,
a) písemnosti, které se otvírají,
b) noviny, časopisy a ostatní tiskoviny,
2. Ředitel nebo vedoucí detašovaného pracoviště SNN, nebo pověřený pracovník vede evidenci doporučených zásilek s udáním odesílatele, čísla jednacího, čísla doporučené zásilky, data doručení.
3. Veškeré dokumenty doručené do organizace a vzniklé z její činnosti podléhají evidenci.
4. V podacím deníku se neevidují reklamní letáky a brožury, pozvánky a rozmnožené tiskoviny (noviny, brožury, knihy).
5. Dále se v podacím deníku neevidují dokumenty, které mají vlastní evidenci nebo jsou součástí odborné dokumentace.


IV. Oběh a vyřizování písemností

1. Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis. Odpověď na došlou písemnost se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím došlé písemnosti. Současně s vyřízením se písemnost označuje i znakem podle spisového plánu.
2. O způsobu odeslání písemnosti rozhoduje vedoucí pracoviště SNN. Pokud není jinak dáno, vyřizují se písemnosti do 30 dnů.
3. Písemnosti se odesílají buď obyčejně, doporučeně, nebo doporučeně s doručenkou.
4. Je-li došlá písemnost vyřízena telefonicky nebo osobním jednáním, učiní se o tom záznam a způsob vyřízení se označí v podacím deníku.


V. Ukládání a ochrana písemností

1. Vyřízené písemnosti, jejich kopie a účetní doklady se ukládají na pracovištích SNN. Způsob jejich uložení musí být volen tak, aby nedošlo k jejich zcizení, poškození nebo znehodnocení (např. nadměrnou vlhkostí).
2. Dokumenty zůstávají ve spisovně uloženy tak dlouho, dokud po jejich vyřízení či ztrátě platnosti uplyne jejich skartační lhůta uvedená ve skartačním plánu.
3. Dokument v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklý z činnosti organizace musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nelze zabezpečit, převedou se takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří se náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení.
4. Obdobně se postupuje při vyřazování dokumentů přijatých v digitální podobě včetně potvrzení platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.


VI. Vyřazování a skartace písemností

1. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Za skartační řízení odpovídá statutární zástupce organizace.
2. Při skartačním řízení (skartaci) se z písemností původců oddělují archiválie od písemností dokumentárně bezcenných, určených ke zničení.
3. Skartační znaky určují, jak bude s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloženo.
4. Skartační znak „A“ označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do příslušného archivu.
5. Skartačním znakem „A“ se označují dokumenty Evropských strukturálních fondů.  
6. Skartační znak „S“ označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení.
7. Skartační znak „V“ označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem „A“ nebo „S“.
8. Skartační lhůty určují dobu, ve které nesmí být dokument vyřazen. Skartační lhůta je uváděna v letech a počítá se vždy od 1. 1. následujícího roku po roce, kdy byla písemnost vyřízena (uplynula její právní platnost). Od 1. 1. roku následujícího po uplynutí této lhůty může být písemnost zařazena do skartačního řízení a tím vyřazena.
9. Písemnosti jsou uloženy po dobu stanovenou skartačními lhůtami. Skartační lhůta začíná běžet od 1. ledna následujícího roku po vzniku nebo vyřízení písemnosti a před jejím uplynutím nesmějí být písemnosti skartovány.
10. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty organizace, u nichž uplynuly skartační lhůty, a které nejsou potřebné pro další činnost organizace.
11. Pro přípravu a provedení skartace se jmenuje komise.
12. U dokumentů, jejichž skartační lhůty uplynuly, ověří pověřený pracovník jejich úplnost, správnost skartačních znaků a lhůt, a to zda jsou již skartační lhůty prošlé, dále zda opravdu zanikla právní a provozní potřeba těchto písemností pro organizaci.
13. Podle označení písemností rozdělí skartační komise dokumenty do skupin „A“ a „S“.
14. Dokumenty skupiny „V“ se znovu posoudí a podle výsledku posouzení se rozdělí do skupin „A“ a „S“.
15. Skartační komise vypracuje skartační návrh, kterým organizace požádá příslušný archiv o provedení odborné archivní prohlídky, posouzení dokumentů a povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. Vzor skartačního návrhu je uveden v příloze spisového a skartačního řádu.
16. Skartační návrh podepisuje statutární zástupce organizace a členové skartační komise.
17. Skartační návrh se odesílá ve dvojím vyhotovení příslušnému archivu.  Příslušný archiv na základě skartačního návrhu posoudí dokumenty v něm obsažené a o průběhu skartačního řízení sepíše pověřený pracovník archivu se členy skartační komise skartační protokol. Součástí skartačního protokolu je seznam dokumentů vybraných za archiválie s určením jejich kategorie a seznam dokumentů skupiny „S“ určených ke zničení a případné nedostatky a úkoly uložené příslušným archivem. Na základě skartačního protokolu se vydá skartační povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. Bez souhlasu příslušného archivu nelze žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru.
18. Skartační řízení se provádí pravidelně, zpravidla v pětiletých lhůtách. Za řádný průběh skartačního řízení odpovídá vedoucí organizační jednotky, který současně odpovídá za přípravu písemností k vyřazení.
19. Podle označení písemností skartačními znaky a podle skartačního plánu rozdělí písemnosti do skupin A, S, a V.
Uspořádá je do přehledných jednotek, obalů určených pro archivaci, které průběžně očísluje pořadovými čísly. Skartační návrh podepíše vedoucí pracoviště.
20. O skartačním řízení se sepisuje protokol.
21. Písemnosti určené ke zničení musí být po podepsání protokolu zničeny (rozdrceny nebo rozstříhány) vlastním zařízením nebo předány ke zničení příslušné organizaci. O likvidaci se sepisuje likvidační protokol.


VII. Archivace písemností

1. Archiv přebírá písemnosti, které vzešly z činnosti státních orgánů, právnických a fyzických osob a které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu (archiválie). Pro účely této směrnice se archivem rozumí archiv krajského úřadu a archivy městských úřadů – sídla SNN v ČR.
2. Předání archiválií do archivu se provádí na základě písemného návrhu.
3. Dokladem o předání archiválií je písemný protokol.
1)Archiválie určené k uložení v archivu se připravují dle následujících zásad:
*písemnosti je nutno uložit do kartonů (balíků) vhodných pro transport a následné uložení v regálech archivu, musí být zřetelně označeny, např. předními štítky na čelní straně, kde musí být uvedeno pořadové číslo v rámci skartace, název původce a organizační jednotky, obsah, časové rozmezí,
*před uložením archiválií do krabic je nutno odstranit z nich veškeré kovové předměty, tj. kancelářské sponky a svorky,
*archiválie by měly být vnitřně proskartovány, tzn. zbaveny multiplicit,
*archiválie musí být archivu předány v původním (originálním) vyhotovení a nemohou být pro archivní účely nahrazeny jinými médii, např. mikrofilmy, mikrofišemi, kompaktními disky apod.,
*mikrofilmy a mikrofiše, fotografické negativy, fotografie, audio a video nosiče (např. magnetofonové pásky, kazety, gramofonové desky, CD-ROM apod.) musí být do archivu předány v odpovídajících, řádně označených obalech,
*elektronické písemnosti uložené na kompaktních discích musí být dodány v takovém elektronickém tvaru nebo s příslušným softwarem umožňujícím jejich bezproblémové čtení.
Další požadavky na uložení v archivu se řídí pokyny přebírajícího archivu. Zde je také možnost, vyžádat si v případě nejasnosti metodickou pomoc.


VIII. Zvláštní ustanovení

1. Písemností jsou i neperiodické publikace (rozmnoženiny literárních, vědeckých a uměleckých děl), určené k veřejnému šíření (zpřístupněné individuálně neurčenému okruhu osob).
2. Při reorganizaci nebo likvidaci organizace je bezpodmínečně nutné dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám a ničení dokumentů. Za řádné vyřazení likvidované organizace je odpovědný právní nástupce nebo likvidátor.
3. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění příslušným archivem, a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako porušení povinností uložených zákonem.


IX. Závěrečná ustanovení

Schváleno Výkonným výborem SNN v ČR, z.s. 7. 3. 2013
Řád nabývá účinnosti dnem 15. 3. 2013 je platný pro SNN v ČR a jeho organizační jednotky.
Nahrazuje Spisový a skartační řád platný od 1. 7. 2006


Jiřina Kocmanová
ředitelka SNN v ČR KO Vysočina, p.s.

Návrat na obsah | Návrat do hlavní nabídky